Siap Sebelum Berbicara

Ada 6 hal yang perlu disiapkan dalam berbicara efektif, yaitu :

Mengapa, Siapa, Di Mana, Kapan, Apa dan Bagaimana.
1. Mengapa : Menetapkan Sasaran.

Hal pertama yang harus jelas dalam pikiran anda sebagai pembicara adalah menetapkan sasaran pembicaraan. Penetapan sasaran sangat membantu dalam menentukan arah pembicaraan dan juga bermanfaat dalam memilih bahan yang sesuai dengan sasaran.
Pada umumnya sasaran pembicaraan dapat dikelompokan berdasarkan tujuan, misalnya presentasi tugas, memimpin rapat, mengisi kajian, dan sebagainya.

2. Siapa : Pendengar
Meneliti apa dan siapa pendengar dapat membantu dalam menetapkan bahan yang akan disampaikan dan meyakinkan diri anda bahwa anda menyampaikan bahan pembicaraan kepada pendengar yang tepat.
Hal yang perlu diketahui dari sidang pendengar antara lain :
-Berapa banyak orang yang hadir ?
-Mengapa mereka hadir di ruang tersebut ?
-Bagaimana tingkat pengetahuan yang mereka miliki atas topik pembicaraan ?
-Apa harapan mereka atas topik pembicaraan ?
-Bagaimana usia, pendidikan, dan jenis kelamin mereka ?

3. Dimana : Tempat dan Sarana
Penting bagaimana anda untuk mengetahui dan memperhatikan tempat pembicaraan dan dilaksanakan. Berikut ini beberapa hal yang perlu perhatian bagi pembicara :
a.Melakukan Praktek.
Apabila pembicaraan dilaksanakan pada ruang yang besar dan luas, maka akan lebih untuk mencoba suara terlebih dahulu, sebelum betul-betul berbicara di depan sidang pendengar.

b.Mempelajari sarana yang tersedia.

Sangat bermanfaat, bila anda lebih dahulu melakukan latihan untuk dapat mengoperasikan tombol-tombol lampu, slide projector, dan OHP (Over Head Projector).

c.Meneliti gangguan yang mungkin timbul.

Anda perlu mewaspadai gangguan yang mungkin timbul, misalnya pembicaraan dilakukan dekat jalan raya sehingga suaramu harus dapat mengalahkan suara kendaraan yang lewat.

d. Tata letak tempat duduk

Tata letak tempat duduk perlu diperhatikan, diatur, dipersiapkan, dan dikaitkan dengan sasaran pembicaraan.

4. Kapan : Waktu

Berapa lama waktu yang diperlukan dalam pembicarann?. Anda perlu memperhatikan manajemen waktu.
a. Waktu penyelenggaran sangat mempengaruhi
Biasanya waktu sesudah makan siang dikenal sebagai waktu ‘kuburan’. Pendengar yang sudah makan kenyang, apalagi jika makanan yang disajikan enak rasanya, akan membuat pendengar lebih tertarik untuk ‘bergantuk ria’ daripada mendengar pembicarann.
b. Berapa lama waktu yang digunakan
Anda perlu memperhatikan waktu, misalnya waktu untuk pembahasan, waktu istirahat, atau waktu tanya jawab. Agar punya waktu yang baik, maka perlu latihan terlebih dahulu.

c. Masalah konsentrasi
Sangat sulit bagi pendengar untuk berkonsentrasi penuh selama lebih dari 2 jam. Apalagi bila mereka merasa bahwa pembicaraan anda tidak menarik, tidak bermanfaat, dan tidak berminat. Umumnya seseorang dapat berkonsentrasi penuh pada 20 menit di awal pembicaraan, setelah itu konsentrasi akan menurun sedikit demi sedikit.

5. Apa : Bahkan yang Akan Digunakan
Berikut ini beberapa saran dalam pemilihan bahan :
a. Menyusun dan memilih bahan

Susunlah pokok – pokok pembicaraan. Sebaiknya pada 45 menit pertama jangan terlalu banyak pokok – pokok yang akan disampaikan. Dalam pemilihan bahan perlu diperhatikan : sasaran pembicaraan, waktu yang tersedia, pendengar, mana bahan yang harus diberikan dan bahan yang tidak perlu diperhatikan.

b. Gunakan contoh

Sederhanakan informasi yang sulit dan kompleks. Gunakan juga contoh – contoh yang benar – benar terjadi dan kaitkan dengan pokok – pokok yang ingin disampaikan.
c. Membuka dan menutup pembicaraan

Dalam membuka pembicaraan perlu dirancang agar dapat menimbulkan minat pendengar, dapat menimbulkan rasa tubuh dari pendengar, dapat menjelaskan garis besar dan sasaran pembicaraan. Dalam menutup pembicaraan, anda harus dapat menyimpulkan hal – hal yang telah dibicarakan.

d. Membuat catatan – catatan apa yang ingin dibicarakan
Beberapa cara yang dapat digunakan untuk mengingat urut – urutan dalam pembicaraan adalah membuat catatan tertulis dengan menggunakan kartu – kartu atau kertas kecil. Hal yang dituliskan dalam kartu sebaiknya kata – kata kunci saja dan waktu yang digunakan untuk membicarakan apa yang tertulis di setiap kartu.

6. Bagaimana : Teknik Penyampaian

penggunaan kata merupakan basis komunikasi, tetapi dalam kenyataannya keberhasilan dalam pembicaraan tidak hanya ditentukan dari penggunaan kata saja, tetapi justru penggunaan nonkata. Bicara di depan umum yang berhasil seharusnya memenuhi presentase kontribusi sebagai berikut :
- 7% : penggunaan kata
- 38% : penggunaan nada dan suara
- 55% : penggunaan ekspresi muka, bahasa tubuh, dan gerakan tubuh

a. Pemilihan kata

Kata – kata yang digunakan sebaiknya disesuaikan dengan taraf pendengar, begitu juga penggunaan istilah. Sadari bahwa penggunaan kata – kata yang tidak tepat akan menimbulkan masalah.

b. Teknik penyampaian berita

Tidak banyak orang yang mampu menyampaikan berita dengan efektif. Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam menyampaikan berita, antara lain:
Gunakan ekspresi dan intonasi yang tepat. Diam sejenak untuk membantu peserta agar dapat mencerna materi yang sudah diterima. Bicara dengan jelas dan teratur. Bicara dengan volume memadai.

c. Bahasa tubuh

Di samping penyampaian dengan menggunakan kata, maka kesuksesan dalam pembicaraan justru bergantung, pada hal yang non kata, seperti : gerakan tubuh, tangan, kontak mata. Jangan terpaku di satu tempat seperti patung atau sibuk membaca catatan.